プライベートショーの
DXで得られるメリットを徹底解説！

変化が早まっている半導体電子部品業界

半導体・電子部品業界では、大口顧客を対象とした自社単独開催による展示会、「プライベートショー」や「商談会」が多く開催されてますが、今そのあり方が見直されつつあります。

理由は、

• ・半導体不足に対する国を挙げた供給安定化施策
• ・進む自動車の電装化
• ・モノ・装置のIoT化
• ・海外市場の拡大
• ・ロボット・ドローンなど新分野の存在感UP
etc

といった電子部品を取り巻く急速な外部環境の変化です。

変化のスピードはますます上がってきており、「年に1回、各大口顧客先の食堂やホール・あるいは近くのホテルを借りて商談」というスタイルではコストとスピード感が見合わなくなってきています。

具体的には下記のような運営負担・コストが発生しています。

リアル開催のプライベートショー・商談会で発生しているコスト

①会場手配

幕張メッセなどで行われる大型展示会と異なり、プライベートショー・商談会は

• ・自社工場
• ・顧客先のホール・食堂
• ・民営公営の会議スペース
• ・ホテル・宴会場

で開催することも可能です。自社の敷地内であれば会場利用コストを抑えることができますが来場者のアクセス等おもてなしを重視する場合はホテル宴会場を予約する必要がありコストがかかります。

いずれにしても開催時期については、自社工場の稼働や他社の予約状況に左右されるため、少なくとも半年~1年前より計画的に準備を進める必要があります。

会場手配コスト：10万~200万円

②設営準備

プライベートショーや商談会で使われる什器は幟・垂れ幕・机・椅子など汎用的で再利用可能なものを使っていることが多いです。会場搬入が遠距離の場合は現地でレンタルするケースもあるでしょう。

したがって設営準備自体は幟・垂れ幕のメンテナンスや什器のレンタル料程度で大きくかかることはありません。

出典：長机のレンタルについて：エイトレント株式会社

設営準備コスト：10万円

③印刷資料・動画などコンテンツの準備

リアルで対面する都合上、カタログやスペック資料といった紙媒体が必要です。これは普段使っている営業用資料を流用することでカバーできますが、在庫切れでチャンスを逃さぬよう多めに用意しなければなりません。

また、もし大画面でプロモーション動画を流す場合は再生用の大型ディスプレイを手配する必要があります。

いずれにしても開催時期については、自社工場の稼働や他社の予約状況に左右されるため、少なくとも半年~1年前より計画的に準備を進める必要があります。

コンテンツ準備コスト：5万円~20万円

④展示物の搬入搬出

会場を借りて展示物を運搬する場合、輸送費がかかります。展示物の大きさにもよりますが、

「片道120km・往復・荷物運搬補助2h」

とすると費用は下記の通り。

• ・2tトラック：5.9万円
• ・4tトラック：6.7万円
• ・10tトラック：8.5万円

もし精密機器など丁寧な運搬が必要な場合はより費用がかかります。

搬出搬入コスト：6万円~10万円

⑤人員の確保

プライベートショーを

「営業5名・技術者5名の計10名・1泊2日」

体制で実施。

社員1日あたりの人件費4.5万円/日
（根拠：月給30万円⇒雇用にかかる費用は月給の3倍⇒90万円。月20日稼働で割り算）

つまり人員確保に必要なコストは、4.5万円×10人×2日間＝90万円 かかることになります。見えづらいですが見逃せないコストです。

人員確保コスト：90万円

⑥旅費交通費

愛知県の製造業が東京のホテル会場を借りて1泊2日、社員10名で開催した

と想定して計算してみました。

• ・東京名古屋新幹線：片道1.3万×2×10人＝26万円
• ・宿泊費：1万×10人×1泊＝10万円
• ・出張手当：3,000円/日×10人×2日＝6万円

旅費交通費：42万円

⑦開催後の見込み顧客データ化

展示会は開催したら終わりではありません。営業成果につなげるために獲得した顧客リストをデータ化する必要があります。

仮に新規200100名の名刺を獲得したとして、かかる時間を計算してみました。

⑤で設定した人件費計算4.5万円/日で計算すると、4.5万/日×6営業日=27万円かかることになります。

獲得名刺のデータ化費用：27万円

⑧ノベルティ

特別なお客様との関係性を深めるプライベートショーではノベルティも欠かせません。下手なクオリティのモノを出すと信用を失うことになるため、相応のものを準備する必要があります。

高級ノート 500円×300人＝15万円

ノベルティコスト：15万円

⑨顧客アンケート

プライベートショーでは紙でアンケートを実施して集計し、お客様に報告するケースもあるようです。集計して報告書を作成するまで3営業日かかるとして、⑤で設定した人件費計算4.5万円/日で計算すると

4.5万/日×3営業日＝13.5万円

アンケート集計・報告費用：13.5円

リアル開催におけるコスト費用まとめ

以上まとめると、プライベートショーや商談会をMAXオプションで開催した場合、 427.5万円/回かかることになります。

もし顧客やエリアを分けて年4回開催したとすると,単純掛け算で

も費用が発生することになるのです。

今注目されるイベントDXによるプライベートショー開催

そこで今注目されているのが、プライベートショーや商談会をバーチャルで開催する取り組み。

例えば「そのままショールーム」であればハイクオリティなCGと豊富な商談管理ツールで、現地にいかずとも濃い商談を楽々セッティングすることができます。

コロナ渦以降、NTTやソニーなどの大手企業はリモートワーク前提の出勤体制になっています。そういった時流にもバーチャル開催はマッチしているといえるでしょう。

参考

「そのままショールーム」でバーチャル化することのメリット

リアル開催だったプライベートショーをバーチャル化するメリットを、コスト面と価値創出面の2点で整理しました。

コストメリット

リアル開催で発生していた下記アナログ作業をすべてカットできるため、複数回開催を重ねるほどコストメリットが大きくなります。

• ・名刺のデータ化に必要な事務コスト
• ・開催来場者アンケートの効率化
• ・ブース造作コスト(バーチャルなら再利用可)
• ・機材の搬出入コスト
• ・説明員の移動・宿泊コスト
• ・招待客の旅費

価値創出メリット

バーチャル化することでリアル開催では実現できなかった新たなチャンスを創出することができます。

「鉄は熱いうちに打て」という格言があるように、展示会後のフォローは早ければ早いほど印象に残りチャンスが拡大します。
来場者記録やどこに興味をもったのかというデータはすべて一元管理&CSV出力できるので、営業活動開始までのリードタイムを大幅に短縮できるのです。

リアル開催ではその場所・時間帯に物理的に足を運ばなければ接点を作れませんでした。
しかしバーチャルなら地理的に離れた拠点を持つお客様に対しても同時開催することが可能です。

バーチャル開催ならオリジナルCGを会場に設置することが可能です。
例えば顧客が自動車メーカー様の場合、往年の名車を会場内に出現させることで、技術者のハートをがっちり掴むことができるでしょう。

リアル開催だとエース社員の予定がつかない場合、招聘が困難でしたが、バーチャルなら日常業務の合間に参加可能です。
営業・開発、それぞれ第一線のエース級人材が説明員になることで、質の高い提案が可能となり受注率UPが期待できます。

まとめ

以上プライベートショーの運営負担とバーチャル化によるメリットを解説しました。

コストメリットだけでなく、受注拡大チャンスにもつながるイベントDXツール「そのままショールーム」でプライベートのバーチャル化を検討してみませんか？是非一度ご相談ください！